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- 日常行政事务处理:负责办公室日常办公秩序维护,如办公区域的整洁监督、办公用品的采购与管理,确保办公环境有序、物资充足。每日整理办公区域情况记录,每月进行办公用品盘点,根据库存状况提前制定采购计划。
- 文件与档案管理:对各类文件进行收发、登记、归档及保管,建立完善的档案管理系统,方便文件的快速检索与调用。严格按照文件分类标准进行分类,保证文件归档准确率达到 95% 以上。
- 会议组织与安排:协助组织公司内部各类会议,包括会议场地预订、会议资料准备、会议通知发送等,会前确保所有会议相关事宜准备就绪。会议结束后,及时整理会议纪要并发送给相关人员,跟进会议决议的执行情况。
- 协助人力资源工作:在招聘、培训、员工关系等人力资源事务中提供行政支持,如招聘信息发布渠道的维护、培训场地的布置等。协助办理员工入职、离职手续,负责员工人事档案的整理与保管。
- 对外沟通协调:与外部合作伙伴、供应商等保持良好沟通,处理日常往来函件,协助安排商务接待活动,维护公司良好的对外形象。及时响应外部沟通需求,确保沟通事项在 24 小时内得到有效处理。
- 行政费用管理:协助制定行政费用预算,监控费用支出情况,定期进行费用报销审核与统计分析,确保行政费用控制在预算范围内。每月对行政费用进行详细统计,对比预算与实际支出,提出费用优化建议。
任职要求
- 教育背景:大专及以上学历,行政管理、财务等相关专业优先。
- 工作经验:有相关经验者优先考虑。
- 技能要求:熟练使用 Office 办公软件,具备良好的文字处理能力和数据统计分析能力;熟悉行政管理流程和相关法律法规。
- 能力素质:具备较强的沟通协调能力、组织策划能力和团队合作精神,工作认真负责、细心严谨,具有良好的应变能力和服务意识。
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